Che cos'è un sistema di gestione per ristoranti?
Una guida chiara su che cosa fa davvero un RMS, che cosa guardare e come trovarne uno adatto al ristorante che gestisci oggi.
- check_circleUn sistema di gestione per ristoranti è lo strato software collegato che manda avanti un ristorante, non soltanto la sua cassa. Ordini, cucina, tavoli, personale, magazzino e analisi condividono gli stessi dati.
- check_circleLa cassa è una parte di un RMS. Se la tua non vede la cucina, i turni o il magazzino, hai una cassa e non un sistema.
- check_circlePochi ristoranti hanno bisogno di tutti i moduli dal primo giorno. La domanda giusta è quali parti si parlano, non quante caselle sono spuntate.
- check_circleIl risparmio vero non è il canone. Sono i doppi inserimenti, le ricopiature e le quadrature che spariscono quando i pezzi smettono di essere separati.
Che cos'è un sistema di gestione per ristoranti?
Un sistema di gestione per ristoranti (RMS) è il software che manda avanti l'operatività quotidiana di un ristorante come un unico insieme. Copre il modo in cui i clienti ordinano, come la cucina vede quegli ordini, come si gestiscono tavoli e prenotazioni, come si pianifica e si paga il personale, come si muove il magazzino e che cosa risulta da tutto questo a fine settimana.
La parola che conta è sistema. Molti ristoranti hanno già un software per ciascuna di queste attività. A renderlo un RMS è il fatto che i pezzi condividono gli stessi dati: un piatto venduto al bancone scarica il magazzino, compare sul monitor di cucina e finisce nel report del giorno senza che nessuno lo riscriva.
Che cosa fa davvero un RMS?
Il modo più chiaro di vederlo è seguire un ordine dal cliente fino alla contabilità. In un sistema collegato quel percorso è un'unica catena di eventi. In uno separato sono cinque attività distinte che stanno insieme solo perché ci pensano delle persone.
Funzioni da valutare
Nessun ristorante ha bisogno di tutto. Usa l'elenco per capire quali aree devono condividere i dati da te: il resto è facoltativo.
Menu e presa dell'ordine
Un solo menu che alimenta il menu QR, il bancone e ogni ordine online, così una modifica di prezzo si fa in un punto soltanto.
Come lo facciamo noi arrow_forwardPunto cassa
Incassare, dividere i conti, chiudere i tavoli. La parte a cui quasi tutti pensano per prima, e solo una parte del sistema.
Come lo facciamo noi arrow_forwardMonitor di cucina
Ordini su uno schermo invece che su una stampante, con tempi e stati che la sala vede senza andare al passe.
Come lo facciamo noi arrow_forwardTavoli e prenotazioni
Prenotazioni, clienti senza prenotazione e piantina della sala, collegati agli stessi tavoli che la cassa incassa.
Come lo facciamo noi arrow_forwardConsegna e asporto
Flussi di consegna, rider e ritiro che non richiedono un secondo tablet sul bancone.
Come lo facciamo noi arrow_forwardMagazzino
Che cosa c'è sullo scaffale, quanto è costato e che cosa è sparito senza essere venduto. Il calo si vede solo se il magazzino viene contato contro le vendite.
Acquisti e carico merce
Ordini ai fornitori e consegne abbinati alle fatture, così il prezzo addebitato è il prezzo pattuito.
Ricette e food cost
Il costo reale di ogni piatto, ricalcolato quando cambia il prezzo degli ingredienti. È qui che il margine di solito si guadagna o si perde.
Turni e personale
Turni, disponibilità, ore e mance. Nella maggior parte dei ristoranti il personale è la seconda voce di costo, e la più facile da pianificare male.
Dati dei clienti e fidelizzazione
Chi è tornato, che cosa ha ordinato e come raggiungerlo. Utile solo se si riempie da solo dal lato dell'ordine.
Analisi e previsioni
Incassi contro personale contro costi, in una sola vista e nel periodo che scegli. Il risultato di tutto quanto sopra.
RMS o cassa: qual è la differenza?
È la domanda che genera più confusione, e i fornitori non hanno sempre fretta di chiarirla. Un punto cassa registra una transazione. Un sistema di gestione per ristoranti manda avanti l'attività a cui quella transazione appartiene. Ogni RMS contiene una cassa. Non ogni cassa diventa un RMS.
- remove Registra quanto venduto e incassa
- remove Magazzino, turni e prenotazioni stanno altrove
- remove I report mostrano gli incassi, non i costi né il personale
- remove I numeri passano a mano da uno strumento all'altro
- check Vendere è un modulo fra tanti
- check Cucina, magazzino, tavoli e personale condividono gli stessi dati
- check I report mettono incassi, personale e costi uno accanto all'altro
- check Inserito una volta, inserito ovunque
I tipi principali
Cloud
Gira nel browser e su tablet, si aggiorna da solo ed è raggiungibile anche da fuori del ristorante. Richiede una connessione affidabile e deve reggere una breve interruzione.
In sede
Installato su hardware presente nel locale. Indipendente da internet, ma aggiornamenti, backup e macchina sono affare tuo.
Prima la cassa, poi ampliata
Un punto cassa a cui sono stati aggiunti moduli nel tempo. Familiare ed economico all'inizio, ma le giunture si vedono man mano che si impila.
Che cosa cambia davvero con un sistema collegato
Gli elenchi di vantaggi di un RMS sono spesso lo stesso elenco scritto due volte. In pratica il guadagno viene da una cosa sola: lo stesso dato smette di essere inserito in più punti.
Come sceglierne uno
Quasi tutte le scelte sbagliate nascono dal comprare per il ristorante sognato invece che per quello che si gestisce. Affronta questi punti nell'ordine.
- Annota dove oggi ricopi i datiOgni punto in cui un numero passa da uno schermo all'altro è un modulo che andrebbe collegato. Quell'elenco è il tuo capitolato, ed è più corto di qualsiasi tabella di funzioni di un fornitore.
- Decidi che cosa deve essere collegato, non che cosa deve esserciDue strumenti che si parlano valgono più di cinque che si ignorano. Fatti mostrare il dato che si muove, non una slide con la parola integrazione.
- Verifica che cosa succede quando cade la connessioneChiedi che cosa fa la squadra durante un'interruzione. Se la risposta è carta e penna, chiedi come quegli ordini rientrano poi nel sistema.
- Fai i conti su tutto, anche sull'uscitaLicenze, terminali, commissioni sui pagamenti, installazione e assistenza. Poi chiedi come esporteresti menu, clienti e storico se andassi via.
- Provalo in un servizio veroUna demo è costruita per andare bene. Un venerdì sera no. Fai un servizio con le persone che lo useranno davvero.
- Conta la formazione, non solo il softwareIl sistema migliore è quello che la tua squadra userà ancora bene fra tre mesi, nella lingua in cui lavora.
Domande frequenti
Una cassa è la stessa cosa di un sistema di gestione per ristoranti?
No. Una cassa registra e incassa una vendita. Un RMS manda avanti l'attività intorno a quella vendita, cucina, tavoli, magazzino e personale compresi. Ogni sistema di gestione per ristoranti include un punto cassa, ma un punto cassa da solo non è un sistema di gestione.
Un piccolo ristorante ne ha bisogno?
Dipende da quanto si ricopia. Un unico locale piccolo con una cassa e i turni su carta può avere bisogno di poco. Appena lo stesso numero viene inserito in due sistemi, o qualcuno confronta due schermi a fine turno, un sistema collegato inizia a ripagarsi.
Quanto costa un sistema di gestione per ristoranti?
Di solito un canone mensile per locale o per postazione, più le commissioni sui pagamenti e l'hardware. Ciò che varia di più è che cosa viene considerato un extra. Chiedi esplicitamente se monitor di cucina, prenotazioni e analisi sono inclusi o fatturati a parte: è lì che i preventivi si separano.
Che cosa succede se salta internet?
Un sistema cloud fatto bene continua a prendere ordini e pagamenti in locale durante una breve interruzione e si sincronizza al ritorno della rete. Fatti descrivere con precisione questo comportamento da ogni fornitore e chiedi che cosa si perde se il blackout dura un'ora invece di un minuto.
Posso tenere la cassa che ho già?
A volte. Dipende se condivide i dati con il resto del sistema o se si limita a stargli accanto. Chiedi che cosa si sincronizza esattamente, in che direzione e con quale frequenza, prima di dare per scontato che la vecchia cassa possa restare.
Quanto tempo richiede un cambio?
Il software è raramente la parte lenta. Lo sono inserire bene menu, prezzi e personale, e formare la squadra a locale aperto. Metti in conto una settimana tranquilla e aspettati di dover tenere in casa, nei primi giorni, qualcuno che conosca il nuovo sistema.